Dokumentasjonsforvaltning

Experis Ciber tilbyr erfarne dokumentasjonsfaglige rådgivere med lang erfaring fra krevende arkiv- og dokumentasjonsforvaltningsoppgaver i offentlig og privat sektor. Vi har erfaring fra og evne til å sette dokumentasjonsforvaltning inn i en styrings- og kvalitetskontekst, og er villige til å utfordre den tradisjonelle tenkningen på området om nødvendig.

Experis Ciber har et sterkt arkiv- og dokumentasjonsfaglig miljø, med rådgivere som bistår både private og offentlige virksomheter med å få kontroll på dokumentproduksjon og forvaltning. Vi leverer strategisk rådgivning om prosesser, kvalitet og styring, anskaffelser, prosjektledelse og implementering av løsninger. Våre rådgivere kan hjelpe deg med:

 

Fra arkivplan til internkontroll
Vi bistår i utforming av strategi for digitalisering og dokumentasjonsforvaltning som styrker virksomhetens internkontroll:

  • Utarbeider og forankrer arkivplan som et levende og oppdatert styringsverktøy i sammenheng med virksomhetens internkontroll og gjeldende regelverk med tydelig ansvar og organisering, eierskap og forankring
  • Utforming og revisjon av integrerte styrings- og ledelsessystemer (kvalitetssystemer), inkludert informasjonssikkerhet og dokumentasjonsforvaltning
  • Skaffe oversikt over hva virksomheten har av informasjon og dokumentasjon, utarbeide bevarings- og kassasjonsplaner, utredning og anbefaling om organisering av historiske arkiver
  • Vi kartlegger og analyserer dokumentasjonskrav i arbeidsprosesser og utformer dokumentasjonskrav i virksomhets- og arkivarkitekturen
  • Hjelp til å forstå muligheter og begrensninger i eksisterende standarder, og tilpasning til nye rammer somarkivlov, kommunelov og GDPR

 

Realisere digitalt førstevalg
Vi hjelper virksomheter med å realisere målsetning om digitalt førstevalg:

  • Gjennom dokumentasjons- og arkivfaglige råd hjelper vi virksomheter med å nå målene i deres digitaliseringsstrategi
  • Vi kartlegger brukerreiser som ledd i arbeidet med å forenkle, forbedre og effektivisere administrative prosesser og digitalisering av arkiv
  • Faglig støtte til arkivleder, etablering- og forbedring av arkivrutiner, forenkling og digitalisering av skjemaer og innbyggerdialog, innføring av e-signatur i arbeidsavtaler, og tilgjengeliggjøring av byggesaksdokumenter i en elektronisk løsning

 

Hva skal bevares?
Vi hjelper virksomheter med utforming av samlede bevarings- og kassasjonsplaner gjennom å:

  • Foreta bevaringsvurdering av informasjonsinnholdet i eksisterende og nye fagsystemer og arkiver, inkludert utforming av kassasjons- og bevaringsvurderinger etter arkivlovens bestemmelser
  • Bistå i utforming av retningslinjer, rutiner og systemer for langtidsbevaring av dokumentasjon, inkludert valg av arkivdepot og langtidsbevaringsbehov for dokumentasjon ikke omfattet av arkivlovens bestemmelser
  • Dialog med arkivverket og Interkommunale arkivdepotinstitusjoner om bevaring, og bistand med fremgangsmåter og tiltak på områder hvor regelverk er uklart
  • Utforme bestemmelser om oppbevaringstid og form, for dokumentasjon i henhold til fagspesifikk lovgivning
  • Analysere og kartlegge dokumentasjonskrav i arbeidsprosesser, og identifisere tiltak som må gjennomføres ved opprettelsen av nye enheter

 

Riktige anskaffelser
Experis Ciber bistår med systemanskaffelser og krav til systemer som skal forvalte dokumentasjon: 

  • Vi hjelper deg med utarbeidelse av anskaffelsesstrategi
  • Vi hjelper deg med å finne ut hva du egentlig trenger, gjennom faglig begrunnede behovsanalyser og kravspesifisering
  • Utarbeidelse av konkurransegrunnlag, tildelingskriterier, kvalifisering, evaluering og gjennomføring av forhandlinger og kontraktsoppfølging ved anskaffelse av tjenester og systemer

 

Tilpassede kurs
Kurs skreddersydd for din virksomhet og dine behov:

  • Hva betyr ny arkivlov for din virksomhet?
  • Om proveniensprinsippet
  • Arkivplan som styringsverktøy
  • Dokumentasjonsplikt
  • Betydningen av standarder din virksomhet?

 

Cibers fagforum for digitalisering og dokumentasjonsforvaltning deler kunnskap og inviterer til diskusjon i frokostseminarer på web og i våre lokaler. Følg med!

 

Eksempel på referanseoppdrag

  • Bistå i utforming av dokumentasjonskrav i virksomhetsarkitekturen (arkivarkitektur)
  • Anskaffe og innføre nye fag- og arkivsystemer
  • Anskaffelser av arkivdepot- og andre arkivtjenester

 

Kontakt oss for en samtale!

Thomas Brachel, telefon +47 480 84 958 eller e-post

Avdelingsleder «Ledelse og rådgivning»  

 

Lars Morten Andreassen, telefon +47 920 30 142 eller e-post 

Salgssjef «Ledelse og rådgivning»